5 durva hiba, amit kerülj el, ha munkahelyi e-mailt írsz

A számítógép meggyorsította az életünket, és a mindennapok részévé vált. A nagyobb irodákban bevett gyakorlat, hogy e-mailt írunk a szomszéd asztalnál ülőnek, hiszen üzenetünk azonnal eljut hozzá, bármikor újra elolvashatja és kérésünknek írásos nyoma marad. Gyakran e-mailezünk a cég partnereivel, más irodákban dolgozó kollégákkal vagy ügyfelekkel úgy, hogy személyesen soha nem találkoztunk, esetleg még telefonon sem beszéltünk. Ilyenkor levelezőpartnerünk az általunk küldött e-mail alapján alakít ki rólunk, és ez által munkahelyünkről is egy képet, tehát az üzenet tartalma és formája nagyban befolyásolja, sikerrel járunk-e.

1. Kinek írsz, miért írsz

Soha ne felejtsd el kitölteni a levél „tárgy” rovatát. Gondolj arra, hogy akinek írsz, talán naponta több tucat e-mailt kap és nem biztos, hogy a neved alapján rögtön rájön, hogy miért keresed. A világos, tömör címkézés a jövőben azt is segíti, hogy visszakereshesse az előzményeket, át tudja tekinteni a levelezéseteket. A megszólítás leginkább akkor okoz bajt, ha egy intézménynek írsz, és nem tudod, pontosan ki olvassa majd el a leveledet. Ha semmiképpen nem tudod kideríteni, akkor se használd a megszokott „Tisztelt Cím!” formát, hiszen ez a levél konkrétan senkinek nem szól, és könnyen lehet, hogy nem is foglalkozik majd vele senki. Ilyen esetekben a legszerencsésebb megszólítás a „Tisztelt Hölgyem/Uram!” változat, ha pedig a válaszból kiderül a partner keresztneve, használd a sokkal személyesebb „Kedves ….!” alakot.

2. Ne kiabálj!

Sokan elfeledkeztek róla, hogy a felkiáltójel mellett a klaviatúrán a pont, a vessző és a kérdőjel is helyett kapott. Az indokolatlan felkiáltójel-használat az olvasóban azt a benyomást kelti, mintha kiabálnának vele, ráadásul – mivel a pont használatát már alsó tagozatban megtanítják – a levélíróról is igen előnytelen képet fest. Használj inkább pontot, és csak ott tedd ki a felkiáltójelet, ahol valóban ki szeretnéd emelni a mondat tartalmát, vagy amit élő szóban is hangosabban mondanál. A NAGYBETŰVEL ÍRT szöveget is sokan kiabálásnak érzik, és ha csak ezt használod, az az olvasást is megnehezíti, ezért inkább ezt is kerüld el.

3. Törekedj a tömörségre!

Mindig tartsd szem előtt, hogy a levél olvasója is dolgozó ember, és valószínűleg nincsenek hosszú percei arra, hogy a leveledet elolvassa, majd ezután kihámozza belőle a lényeget. Még akkor is, ha egy régi kollégádnak írsz, akivel egyébként baráti a viszonyotok, tartsd szem előtt, hogy most munkaügyben értekeztek. Próbálj rövid, lényegre törő mondatokat használni. A levél stílusát az határozza meg, hogy milyen kapcsolatban állsz a címzettel, így neked kell eldöntened, hogy hogyan fogalmazol, de segíthet az az általános szabály, miszerint ne írj le olyat, amit nem mondanál például a telefonba.

4. Kerüld a hangulatjeleket!

Ha valakivel már hosszabb ideje levelezel, közel azonos a beosztásotok és közvetlen hangvételben váltotok levelet, akkor néha egy-egy mosoly-jel belefér, de mindig gondolj arra, hogy az emotikonok nem üzleti e-mailekbe valók. Különösen azért, mert a címzett levelezőrendszere esetleg egész másként jeleníti meg azokat, így könnyen előfordulhat, hogy nála a leveled csak oda nem illő betűkkel és kriksz-krakszokkal lesz telezsúfolva, lehetetlenné téve így az olvasást. Ha nem szeretnéd, hogy a leveled egy tizenéves gimnazista stílusát tükrözze, az üzleti e-mailekből hagyd ki a hangulatjeleket.

5. Ne mond, hogy hello!

Egy jól megírt üzenetet is tönkretehet a nem megfelelő formájú elköszönés. Ne legyél személyeskedő, de távolságtartó sem. A legbiztonságosabbak a félhivatalos formák, például az „Üdv” vagy az „Üdvözlettel”. Ha feladatot küldesz, nyugodtan írd, hogy „Jó munkát!”, a pénteken küldött üzenethez pedig azt, hogy „Jó hétvégét!”. Az elköszönés után a levél mindig tartalmazza a teljes nevedet, a munkahelyed nevét és a beosztásodat, ezeket akár be is állíthatod automatikus aláírásként.